Tworzenie nowej bazy danych nie jest trudne

Ponieważ wielu początkujących accessmasterów posiada rózne wersje accessa, przykład będzie odnosił się do wersji Microsoft Office Access 2003 i Microsoft Access 2002. Opracowanie na podstawie materiałów Microsoft Office. 

 

Utworzenie struktury bazy danych nie jest trudne. Jednak pusta baza danych nie jest bardziej użyteczna niż pusty dokument programu Microsoft Office Word czy pusty arkusz programu Microsoft Office Excel. Baza danych będzie spełniać swoje zadania dopiero po wypełnieniu jej tabel danymi. W miarę dodawania kwerend, formularzy i raportów, używanie bazy danych staje się coraz łatwiejsze. Jeśli dodatkowo zostaną zastosowane narzędzia użytkownika i panel przełączania, bazę danych będzie można traktować w kategoriach aplikacji bazy danych.

Nie każda baza danych musi zostać rozbudowana do tego stopnia, by klasyfikować ją jako aplikację bazy danych. Jeśli dana baza jest używana tylko przez Ciebie i kilku innych doświadczonych użytkowników, może pozostać opracowana jedynie z grubsza. Jeśli jednak chcesz, aby wprowadzaniem danych zajmował się asystent dyrektora, a kierownictwo firmy miało możliwość generowania własnych raportów, warto poświęcić nieco czasu na początku, aby utworzyć solidną aplikację bazy danych i zaoszczędzić sobie pracy w przyszłości. Jeśli tego nie zrobisz, za jakiś czas będziesz się zajmować ciągłym naprawianiem uszkodzonych plików i objaśnianiem użytkownikom sposobu wykonywania tych samych, prostych zadań.

Program Access przejmuje wiele trudnych i przyziemnych czynności związanych z tworzeniem i dostosowywaniem bazy danych, udostępniając kreatorów, dzięki którym możesz tworzyć całe bazy danych lub pojedyncze tabele, formularze, kwerendy i inne obiekty. Utworzenie obiektu zbliżonego do docelowego za pomocą kreatora i późniejsze jego zmodyfikowanie jest zazwyczaj prostszym sposobem osiągnięcia pożądanego wyniku niż ręczne tworzenie danego rozwiązania od podstaw.

Na początek zajmiesz się utworzeniem od podstaw kilku baz danych. Najpierw za pomocą kreatora błyskawicznie utworzysz wyrafinowaną bazę danych do zarządzania kontaktami, zawierającą tabele, kwerendy, formularze i raporty. Pod koniec tego artykułu będziesz dysponować bazą danych zawierającą trzy tabele.

 

Tworzenie struktury bazy danych w prosty sposób

Kilka lat temu tworzenie struktury bazy danych od podstaw wymagało przede wszystkim analizy potrzeb i przygotowania projektu bazy danych na papierze. Należało też wybrać zakres śledzonych informacji i sposób ich przechowywania w bazie danych. Tworzenie struktury bazy danych wymagało znacznego nakładu pracy, a po utworzeniu bazy danych i wprowadzeniu danych modyfikowanie jej struktury było utrudnione. Dzięki kreatorom ten proces jest znacznie prostszy. Obecnie wybór określonej struktury bazy danych nie jest tak poważną decyzją jak kiedyś. Dzięki Kreatorowi baz danych możesz tworzyć dziesiątki aplikacji baz danych w czasie krótszym, niż zajęłoby zaprojektowanie schematu jednej z nich na papierze. Kreatorzy programu Access mogą nie utworzyć dokładnie takiej bazy, jakiej potrzebujesz, ale szybko utworzą rozwiązanie bardzo do niej zbliżone.

W tym ćwiczeniu za pomocą Kreatora baz danych zostanie utworzona struktura nowej bazy danych. Będzie to baza danych do zarządzania kontaktami.

Porada Kreator baz danych tworzy dość zaawansowane aplikacje baz danych za pomocą wstępnie zdefiniowanych szablonów. Oprócz szablonów dostarczonych wraz z programem Access można także uzyskać dodatkowe szablony i inne zasoby, klikając łącze Szablony w witrynie Office Online w okienku zadań Nowy plik.

• Uruchom program Access i w okienku zadań kliknij łącze Utwórz nowy plik.
• W obszarze Szablony okienka zadań kliknij łącze Na moim komputerze, a następnie kliknij kartę Bazy danych, aby wyświetlić dostępne szablony.

 

 

• Kliknij dwukrotnie ikonę Zarządzanie kontaktami. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Nowy plik bazy danych, umożliwiające podanie nazwy tworzonej bazy danych oraz określenie miejsca jej przechowywania. 

 

 

• Przejdź do folderu, w którym ma zostać zapisana baza danych, a następnie kliknij przycisk Utwórz. Zostanie wyświetlone okno Baza danych, a następnie pierwsza strona Kreatora baz danych, wskazująca typ informacji, jakie będą przechowywane w tej bazie danych.
• Kliknij przycisk Dalej, aby przejść do drugiej strony Kreatora baz danych.

 

 

• Ta strona zawiera listę trzech tabel, które zostaną umieszczone w bazie danych Kontakty. W polu po prawej stronie jest wyświetlona lista pól, które mogą zostać uwzględnione w tabeli zaznaczonej w polu po lewej stronie. Pola wyboru odpowiadające wymaganym polom tabeli są zaznaczone. Pola opcjonalne są wyświetlane kursywą. Możesz zaznaczyć pole wyboru dla pola opcjonalnego, aby uwzględnić je w wybranej tabeli.
• Kliknij po kolei nazwy wszystkich tabel i zapoznaj się z listą dostępnych w nich pól.
• Wskaż, że chcesz uwzględnić w trzech tabelach wszystkie zaznaczone pola, klikając przycisk Dalej w celu przejścia do następnej strony kreatora. Zostanie wyświetlona kolejna strona kreatora, zawierająca listę wstępnie zdefiniowanych stylów, określających wygląd elementów bazy danych.
• Kliknij poszczególne style, aby je wyświetlić.
• Kliknij styl Mieszanki, a następnie kliknij przycisk Dalej.
• Kliknij poszczególne style raportów, aby je wyświetlić.
• Kliknij styl Pogrubienie, a następnie kliknij przycisk Dalej.
• Zmień proponowaną nazwę bazy danych na Kontakty, pozostaw wyczyszczone pole wyboru Tak, chcę dołączyć obraz i kliknij przycisk Dalej.
• Nie zmieniając ustawień domyślnych, kliknij przycisk Zakończ. Proces tworzenia bazy danych może zająć od kilku sekund do kilku minut. Podczas tworzenia bazy danych przez kreatora, w oknie dialogowym alertu jest wyświetlana informacja o wykonywanej w danej chwili czynności i postępie całego procesu. Po zakończeniu pracy kreatora zostanie otwarta utworzona właśnie baza danych Kontakty z wyświetlonym panelem przełączania.

 

 

• Panel przełączania zostanie otwarty, natomiast okno Baza danych zostanie zminimalizowane — jego pasek tytułu będzie widoczny w lewym dolnym rogu okna programu Access.
• W oknie Główny panel przełączania kliknij przycisk Zamknij.