Tutaj zostały zawarte najważniejsze informacje wprowadzające do projektowania baz danych opracowane przez Grzegorza Dzieżę na podstawie książki Stevena Romana "Accesss - baza danych, projektowanie i programowanie".

Baza danych w aplikacji Microsoft Access jest kolekcją związanych ze sobą danych. System zarządzania bazami danych (ang. database management system, w skrócie SZBD) wykonuje dwa podstawowe zadania:

• dodaje, usuwa i uaktualnia dane w bazie danych,
• umożliwia przeglądanie danych znajdujących się w bazie danych na różne sposoby (na ekranie i w druku).

Jeżeli dane są nieskomplikowane i nie ma ich zbyt wiele, baza danych może składać się z pojedynczej tabeli. Na dobrą sprawę, prostą bazę danych można zbudować nawet za pomocą edytora tekstu.

Załóżmy, że chcemy zbudować bazę danych przechowującą książki znajdujące się w bibliotece. Załóż-my dalej, że biblioteka zawiera czternaście książek. Zapewne sytuacja niewiele by się zmieniła, gdyby biblioteka zawierała kilkaset książek. Tabela 1.1 przedstawia bazę danych BIBLIOTEKA_JEDNORODNA w postaci pojedynczej tabeli.
Kolumny AuID i WydID jednoznacznie identyfikują autora lub wydawnictwo. Ich obecność lub brak nie wpłynie na tok naszych rozważań.
Baza danych BIBLIOTEKA_JEDNORODNA (tabela 1.1) została zbudowana za pomocą aplikacji Microsoft Word. W przypadku tak prostej bazy danych, Word posiada wystarczająco dużo możliwości, aby wykonać dwa wyżej wspomniane zadania. W prosty sposób można na niej wykonywać operacje dodawania, usuwania i edytowania danych, pod warunkiem, że wie się, jak korzystać z tabeli w Wordzie. Poza tym, aby posortować dane na przykład według autora, można zaznaczyć tabelę i wybrać polecenie Sortuj z menu Tabela aplikacji Word. Aby pobrać część danych do tabeli MÓJ_WIDOK, czyli stworzyć widok, można utworzyć kopię tabeli, a następnie usunąć odpowiednie wiersze czy kolumny.